Modifier les liaisons dans un fichier Excel

Très souvent, lorsque vous ouvrez un fichier Excel, il vous demande si vous voulez mettre à jour les liaisons du fichier. Et très souvent, vous dites non, ne sachant pas forcément quelles sont ces liaisons ou si le fichier lié est accessible. Si vous lui dîtes oui en connaissance de cause, pas de soucis non plus à attendre.

Et puis, pour une raison ou une autre, vous voulez modifier ces liaisons. Parce que votre fichier source a été déplacé ou même parce que votre mise à jour acceptée n’a pas fonctionné comme vous le souhaitiez. Dans ce cas, il vous reste une solution, sans reprendre vos formules une par une, et modifier toutes les liaisons faites à la main.

Pour cela, allez sur l’onglet « Données » du ruban, et cliquez sur le bouton « Modifier les liens » dans la partie « Connexions« . Excel vous ouvre alors la boîte de dialogue suivante :

 

Modifier les liaisons: comment ça marche

A partir de cette boîte de dialogue, vous voyez la liste des fichiers qui sont liés avec votre fichier actuel et vous allez pouvoir:

• Mettre à jour des valeurs: si vous ne l’aviez pas faite lors de l’ouverture par exemple, ou si vous savez que les données de la source ont été modifiées.
• Modifier la source: changer le fichier qui est lié, à savoir le trouver dans un autre emplacement ou choisir un autre fichier si vous savez que la structure du nouveau est identique à l’ancienne.
• Ouvrir la source: vous ouvrez alors le fichier qui est lié, ce qui peut-être pratique pour le modifier ou consulter certaines données. Vous noterez que si la case en bas à gauche de la boîte est cochée, les liaisons seront alors automatiques dès que le fichier sera modifié.
• Rompre la liaison: les liens ne seront plus jamais mis à jour et vous conserverez les données figées au moment de la dernière mise à jour.
• Vérifier l’état: permet de valider que les liaisons fonctionnent correctement.

Pourquoi je n’arrive pas à rompre un lien?

La procédure décrite plus haut fonctionne dans une très grande majorité des cas. Mais il arrive qu’il est impossible de rompre un lien de cette manière. Pourquoi?

En fait, cette procédure s’applique pour les liaisons avec des données d’un autre fichier qui se trouvent en tant que références dans les cellules de votre fichier. Mais les liaisons peuvent se trouver également à un autre niveau ce qui peut vous empêcher de les rompre toutes et avoir ainsi un fichier tout à fait indépendant (et aussi de vous débarrasser de ce message agaçant).

Les liaisons peuvent également se trouver:

• dans la définition de vos « Validations de données« : le plus souvent le menu déroulant a sa source dans un autre fichier. Il y a des fortes chances que ce lien est arrivé dans votre Classeur par un copier/coller d’une cellule d’un autre Classeur qui contenait une validation.
• dans la définition de la « Mise en forme conditionnelle« : idem que le point précédent.

Si donc, malgré tous vos efforts, le message de « mise à jour des données » s’affiche toujours, vérifiez vos validations de données et vos mises en forme conditionnelles!

Rompre toutes les liaisons d’un coup avec VBA

Si vous avez des dizaines, voire centaines, de liens qui lient votre Classeur à un autre vous aurez peut-être envie/besoin de les supprimer en masse. Pour cela, vous pouvez utiliser la macro VBA « SupprimerLiaisons » de Excel-Malin.com. C’est facile, rapide et vous éviterez ainsi la tâche répétitive de suppression manuelle.

 

A partir de là, vous avez tous les outils pour gérer vos liaisons et faire en une seule fois tous les changements dans vos formules. A vous de jouer et de gérer au mieux vos fichiers.

Bonnes liaisons !