Notions à retenir
- L’Inspecteur de Document d’Excel permet de détecter et supprimer les données cachées et informations personnelles dans un classeur
- Les données cachées incluent commentaires, propriétés du document, éléments masqués et données XML personnalisées
- Cette fonctionnalité est essentielle avant de partager un fichier Excel pour protéger la confidentialité
Types de données cachées dans Excel
Les classeurs Excel contiennent plusieurs types d’informations cachées qui peuvent compromettre la confidentialité :
Commentaires et annotations : Tous les commentaires restent accessibles même lorsqu’ils sont masqués, incluant l’identité des auteurs dans les fichiers partagés.
Propriétés du document : Les métadonnées stockent automatiquement l’auteur, les dates de création et modification, parfois même les adresses e-mail et serveurs d’imprimantes.
En-têtes et pieds de page : Ces zones peuvent contenir des informations sensibles souvent oubliées.
Éléments masqués : Lignes, colonnes et feuilles cachées restent accessibles aux autres utilisateurs.
Informations serveurs : Les fichiers stockés sur des serveurs ou SharePoint conservent les adresses de ces serveurs.
Données XML et contenu invisible : Objets rendus invisibles et données XML personnalisées peuvent subsister dans le classeur.
Utilisation de l’Inspecteur de Document
L’Inspecteur de Document, disponible depuis Excel 2007, automatise la détection et suppression de ces données sensibles.
Procédure d’inspection :
1. Créez une copie du fichier original car certaines suppressions sont irréversibles
2. Accédez au bouton Office, sélectionnez « Préparer » puis « Inspecter le document »
3. Dans la boîte de dialogue, cochez les types de données cachées à rechercher
4. Cliquez sur « Inspecter » pour lancer l’analyse
5. Examinez les résultats affichés par catégorie
6. Utilisez « Supprimer Tout » pour chaque type de données à éliminer
Cette inspection garantit un partage sécurisé des classeurs Excel en éliminant les informations confidentielles non désirées.