Faisant suite à l’article sur le camouflage d’un onglet dans un classeur Excel, Microsoft Office Online a mis à disposition son opposé, à savoir comment inspecter correctement et supprimer l’ensemble des données cachées d’un classeur Excel. L’idée est de maîtriser l’ensemble des informations qui sont véhiculées à travers un classeur, surtout lorsque ce classeur est partagé entre plusieurs utilisateurs ou destiné à être échangé sur le web.
Voici donc un résumé, traduit de cet article de Microsoft Office Online :
1- Les données cachées et les informations personnelles dans les classeurs.
Commentaires et annotations : tous vos commentaires sont disponibles, même masqués, ainsi que ceux avec qui vous travaillez, de même que leurs identités, lorsqu’il s’agit de fichiers partagés.
Propriétés des documents et informations personnelles : les propriétés des fichiers contiennent des informations comme l’auteur du fichier, le sujet, le titre, mais aussi des informations renseignées automatiquement par Microsoft Office comme la date de création, la date de la dernière modification mais il peut aussi s’y retrouver l’adresse e-mail de l’auteur, les adresses de serveur des imprimantes…
En-têtes et pieds de pages : certaines informations sont aussi présentes dans ces champs.
Lignes, colonnes et feuilles cachées : il est toujours possible de cacher certaines données mais qui peuvent être affichées par d’autres utilisateurs.
Informations des serveurs : si vos fichiers sont stockés sur des serveurs spécifiques ou avec Share Point Services, ils peuvent contenir des informations relatives à l’adresse de ces serveurs.
Données XML personnalisées : les classeurs peuvent contenir des données XML cachées.
Contenu invisible : certains objets peuvent être rendus invisible dans les classeurs.
2- Quelles informations peuvent être détectées et supprimées par l’Inspecteur de Document.
A partir de la version Excel 2007, l’Inspecteur de Document met à disposition plusieurs contrôles qui permettent de détecter les informations cachées et de les supprimer, de même que les données personnelles, afin de pouvoir partager le document sereinement.
3- Comment trouver et supprimer ces données cachées ou personnelles ?
Pour utiliser l’Inspecteur de Document, procéder de la manière suivante :
– Ouvrez le fichier concerné et en créer une copie. En effet, certaines modifications sont irréversibles et si elles ne sont pas désirées, vous perdrez de l’information.
– Cliquez sur le bouton Office, puis le menu Préparer et ensuite Inspecter le document.
– Dans la boîte de dialogue de l’Inspecteur de Document, cochez les types de données cachées que vous voulez rechercher.
– Cliquez sur Inspecter.
– Contrôlez les résultats affichés
– Cliquez sur Supprimer Tout pour chaque type de données
Bonne inspection !
