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Les 6 principaux pièges des tableaux croisés dynamiques

Vous avez passé des heures à peaufiner vos tableaux croisés dynamiques, après avoir suivi les excellents tutos disponibles sur le net (j’en connais un très bien d’ailleurs…). Tout est prêt : des segments ajoutés pour une meilleure expérience utilisateur aux champs calculés ajoutés. Et puis, le drame: vous souhaitez faire une mise à jour des vos données de départ.

Pourquoi le drame? Parce que cette mise à jour doit être maîtrisée si vous voulez éviter plusieurs problèmes.

 

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1. Votre tableau croisé dynamique ne reprend pas toutes les données

Lorsque vous créez votre tableau croisé dynamique, une des premières étapes est de sélectionner la base de données que vous souhaitez analyser. A ce moment, vous déterminez la plage de cellules dans laquelle se trouve votre base de données. Vous vous basez alors sur une plage fixe. Mais lorsque vous prenez une nouvelle base, que vous venez coller en lieu et place de la première, ou que vous souhaitez juste rajouter des lignes, même si vous actualisez votre tableau, les chiffres ne changent pas ou peu.

Il est important lors d’une mise à jour des données de vous assurer que la plage des données sources est bien en cohérence avec votre actualisation. Une fois dans votre tableau croisé dynamique, le ruban se modifie et apparaissent deux nouveaux onglets dédiés aux croisés dynamiques. Dans le premier, vous disposez d’un bouton pour sélectionner les données.

Modification de source du tableau croisé dynamique

En cliquant sur ce bouton, vous voyez apparaître la sélection de votre base de données. A vous de la modifier pour la faire coller à toute la plage de cellules que vous venez de modifier.

2. La modification des en-têtes

Votre base de données de départ a été conçue avec des en-têtes nécessaires pour nommer les champs. Ce sont ces champs que vous avez sélectionné pour créer votre tableau et, si vous n’y prenez pas garde, vous risquer de modifier la structure de votre tableau.

En effet, il y a deux risques lors d’une mise à jour de votre base: la perte d’un en-tête et la modification de son nom. Dans le premier cas, vous ne pourrez plus actualiser votre tableau et verrez apparaître un message d’erreur vous indiquant qu’un champ est manquant. Il vous faudra alors vérifier quel en-tête est manquant dans votre base de données. Vérifiez aussi que vous n’avez pas insérer de colonne vide au milieu de la plage de cellules de votre base.

Dans le second cas, lorsque vous actualisez le tableau, le champ qui aura été renommé est supprimé du tableau, avec donc la modification de votre format, etc… Dans ce cas, il n’y a qu’une solution: replacer ce champ dans votre tableau là où il était, en ayant pris soin ou pas de le renommer comme à l’origine.

Une astuce que j’utilise souvent est de coller la nouvelle base avec ses propres en-têtes en dessous de celle déjà utilisée au départ. Je vérifie ainsi la cohérence des données, le nombre de colonnes, etc… et une fois ce contrôle effectué, je supprime la seconde ligne d’en-têtes.

3. Le format des données d’une colonne

Lorsque vous écrasez une base de données en entier, ce risque est moindre (encore que…) mais si vous ajoutez des lignes à votre base de données existante, cela arrive plus fréquemment: deux formats de données différents dans la même colonne.

Anodin? Pas tant que ça. Par exemple, une donnée telle que 75000 (code postal ô combien célèbre) peut apparaître comme du numérique mais aussi, selon les sources de vos données, comme du texte dans Excel. La conséquence est que le tableau n’agrégera pas toutes les données sur une seule ligne, mais créera deux lignes différentes puisque, pour lui, il y aura deux 75000 (un numérique et un texte).

La solution à ce problème est de vous assurer que vos données ont un format compatible avec votre tableau d’origine et, si ce n’est pas le cas, de convertir les cellules que vous aurez ajoutées dans le bon format souhaité.

4. La place prise par votre tableau croisé dynamique

Votre tableau s’insère dans un environnement bien défini. Vous l’avez entouré d’autres tableaux, des données complémentaires de recherche ou des formules particulières. Mais comme son nom l’indique, le tableau est dynamique… il s’adapte à vos données et s’étend, se rétracte.

Alors parfois, quand il doit s’étendre un peu plus que ce que vous aviez prévu, Excel vous adresse une demande pour savoir s’il peut écraser les cellules pour étendre le tableau. Si vous acceptez, vous verrez vos éléments autour se faire dévorer par votre tableau croisé. Votre travail est donc à reprendre pour formater votre rendu comme vous le connaissiez.

La solution est ici de refuser cette extension. Si si… Ne vous inquiétez pas, vous allez juste préparer le terrain. D’abord, regardez votre tableau. Il s’est étalé jusqu’aux limites que vous avez autorisées et reste… incomplet. Adaptez alors votre environnement. Prenez de la marge pour augmenter la place nécessaire en ajoutant plus de lignes que besoin (ou de colonnes) et actualisez votre tableau à nouveau. Ensuite, vous supprimerez la place en trop. Votre tableau est alors complet.

5. Les filtres dans les tableaux croisés dynamiques

Lors de la présentation des chiffres de votre premier tableau, vous avez été amené à filtrer certaines données, le plus souvent en excluant certains critères (des dates, des villes, etc…). Vous ajoutez des données supplémentaires mais lors de l’actualisation, vous ne voyez rien de nouveau.

Le problème vient du fait que certains de vos filtres ont besoin d’être revus et vous devrez cocher dans ces filtres, les nouveaux critères qui n’ont pas été validés. Ce point est assez simple mais, sans repères ou moyens de contrôles de vos résultats, vous risquez de passer à côté d’une synthèse juste.

6. La mémoire cache des tableaux croisés dynamiques

Vous ne le savez peut-être pas mais les tableaux croisés dynamiques utilisent leur propre mémoire « cache ». Parfois, cette mémoire reste « bloqué » et le tableau affiche les données qu’il ne devrait pas (par exemple des valeurs qui ont été supprimées) même après l’actualisation. Ceci peut être très pénible car parfois, les données incorrectes « restent » dans le tableau même si vous fermez et ouvrez à nouveau le fichier.

Mais pas de panique une solution existe! => Nettoyer la « cache » des tableaux croisés dynamiques

Conclusion

Vous avez ici une liste non exhaustive des problèmes qui se posent dans la vie d’un tableau croisé dynamique. Il s’agit des plus fréquents. Mais vous aurez sans doute à faire face à d’autres points. L’essentiel sera alors de comprendre ce qui constitue votre erreur et d’essayer d’en trouver la solution… ou de vous faire aider…

 


18 réflexions sur “Les 6 principaux pièges des tableaux croisés dynamiques”

  1. bonjour,

    j’ai un petit souci avec mon TCD. c’est un graphe combiné sur 2 axes. Sur le premier axe, j’ai de l’histogramme empilé et de la courbe.
    Sur le deuxième axe j’ai que de la courbe.
    pour contrôler le tout, j’ai un segment chronologique. le problème viens de celui ci, lorsque je le bouge, la mise en forme du graphe est modifie est passe en histogramme empilé pour tout!

    merci pour votre aide.

  2. Bonjour

    Je souhaite créer un tableau de bord avec différents segment. J’ai créé des tcd avec des segments liées à des cellules de mon tableau d’en bord
    Cependant lorsque j’utilise les segments les cellules ne sont plus liées à la bonne valeur
    L’un d’entre Vous peut il m’aider
    Merci d’avance
    Melany

  3. Forestier thibault

    Bonjour, ce qui me gène souvent est la présence d’anciens champs qui n’existent plus mais qui restent visible dans la liste des champs disponible dans le tcd. Connaissez vous une astuce pour les supprimer ? Cordialement. Thibault

  4. sa marche pas même après travaille avec des tableaux sous forme de mise en forme automatique…
    Auriez-vous une solution pour à ce pb d’Excel 2013 ?

  5. Bonjour,

    La version d’Excel 2013 pose un problème dès lors que l’on duplique le fichier, pour lui donner un n° de version par exemple v1/v2 ou transformer un fichier juillet en août…
    Dans le cas où vous auriez une grosse quantité de tableaux croisés dynamiques, leur plages de données restent figées sur l’ancien nom du fichier. Pas pratique !

    Auriez-vous une solution pour ce bug d’Excel 2013 ?

    merci
    FH

    1. Bonjour, je rencontre exactement le même type de problème, sans solution à ce jour.

      Auriez-vous trouvé une solution?

      Merci beaucoup par avance pour votre retour!

  6. Bonjour,
    Pour la construction des tableaux croisés, je conseille de passer par l’outil tableau ou mettre en forme un tableau afin d éviter les problèmes de changement de source de données.
    L outil tableau travaille avec un nom et pas une plage fixe.
    Effectivement il ne reste plus qu a actualiser les données via le clic droit.
    On peut même aller dans les options du tableau croisé et demander l actualisation a l ouverture.
    Bonne journée à vous

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